Wissensmanagement / Informationsmanagement

In den nächsten Jahren wird aufgrund des demografischen Wandels eine große Pensionierungs-/ Verrentungswelle auf die Verwaltungen zukommen. Die Älteren gehen und nehmen ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit in den Ruhestand: "Das Wissen geht in die Rente!"

Wissensmanagement wird für Organisationen eine immer dringlicher werdende Aufgabe.

 

Grundsätzlich  wird zwischen dem Wissensmanagement für eine Organisation und dem für eine Person unterschieden.

Beim Wissensmanagement innerhalb einer Organisation sollen individuelles Wissen und Fähigkeiten (Humankapital) systematisch auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationsstruktur verankert werden.

Am Ansatz des Wissensmagements wird der undifferenzierte Wissensbegriff kritisiert, der nicht eindeutig von den Begriffen "Daten" und "Informationen" abgegrenzt wird. Alternativ wird deshalb auch der Begriff Informationsmanagement benutzt.

Was ist Wissensmanagement?

Unter Wissensmanagement können all jene Maßnahmen verstanden werden, die Wissen für das Erreichen von gesetzten Zielen bzw. für diejenigen, die es benötigen, nutzbar machen.

Im wesentlichen geht es dabei um die Nutzung des Wissens, das einerseits in den Köpfen der Wissensträger (Mitarbeiter/innen) steckt und andererseits in Registraturen und auf Datenbanken der Netzwerke ruht.

Wissen zu managen bedeutet Daten, Informationen und Wissen in Beziehung zu setzen:

Daten, das sind unbewertete Fakten, z.B. in Form einer Statistik oder eines Textes. Aus Daten werden Informationen, wenn sie geordnet, strukturiert, bewertet und aufbereitet werden. Wissen wiederum ist eine zweckorientierte Vernetzung von Informationen, Wissen ist „verstandene Information“.

Wissensmanagement will Wissen transparent machen, d.h. das vorhandene Wissen soll in ein von allen geteiltes Wissen weiterentwickelt werden.

Wissen wird aber in vielen Verwaltungen noch als Herrschaftsinstrument genutzt. So werden mit Wissen häufig Prestige und Einkommen verbunden. Das vorhandene Wissen wirdzum Schaden der gesamten Verwaltung bewusst oder unbewusst zurückgehalten. Hier liegt eine zentrale Herausforderung des Wissensmanagements. Ein Wechsel der Informationskultur in Organisationen ist notwendig:

„Mitarbeiter sollen dazu bewegt werden, ihr Wissen freizugeben. Sie sollen zunehmend erfahren, dass die Weitergabe von Wissen ihren Status verbessert und nicht mindert und die Ergebnisse ihrer Arbeit letztlich besser werden lässt, weil sie auf das Wissen anderer zugreifen können.“

(KGST-Bericht 7/2001, S. 10)

Gleiches gilt für die mangelnde Bereitschaft, Fehler bzw. Misserfolge (z.B. bei Projekten) offen zu erörtern. Die „Fehlerkultur“ ist in der Regel wenig entwickelt, dabei kann gerade aus einer offenen Diskussion von Fehlschlägen wertvolles neues Wissen entwickelt werden.

Was kann ein Wissensmanagement leisten

Wissensmanagement ist nur mit den Möglichkeiten der modernen Informations- und Kommunikationstechniken zu leisten. Ohne EDV wäre Wissensmanagement nicht möglich. Die Akten als klassischer Informationsspeicher verschwinden über kurz oder lang auch im Büroalltag. Ein Wissensmanagement mit Papierakten würde sein Hauptziel, die Transformation von Wissen, nicht erfüllen können. Auf die Akten haben nicht alle Zugriff und zudem ist ihr jederzeitiger Zugriff nicht gewährleistet.

1. Informationsflut bändigen

Die Zahl der Informationssysteme und der darin enthaltenen Daten steigt ständig an. Die Nutzung der Daten gestaltet sich häufig als schwierig, viele  Datenfriedhöfe“ sind die Folge. Es geht nicht nur darum, Informationen überhaupt zur Verfügung zu stellen, sondern sie strukturiert und zielgerecht abrufbar aufzubereiten. Nur so wird aus Information Wissen!

2. Wissen vermitteln

Von Mitarbeitern/innen werden heute völlig andere oder weitergehende Fähigkeiten und Kompetenzen erwartet. In den Verwaltungen nimmt die Komplexität, die Entscheidungen zugrunde liegt, immer weiter zu.Das führt u.a. dazu, dass die Prüfverfahren für Anträge immer länger werden. Wissensmanagement kann mit Hilfe der modernen Informations- und Kommunikationstechniken Wissen aktuell und systematisch aufbereitet am Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

3. Wissen austauschen

Der Erfahrungsaustausch zwischen Kommunalverwaltungen führt zur Wissenserweiterung. Insbesondere die Kommunikation zwischen Personen, die ähnliche Aufgabenstellungen und Probleme haben, eröffnet andere Perspektiven und Lösungsmöglichkeiten.

4. Wissen teilen

„Wissen ist Macht“, so haben wir gelernt.„Aber nur wenn es weitergegeben wird!“, so müssten wir heute hinzufügen.Die Kultur des „Wissens-Teilens“ muss in den Köpfen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter/innen verankert werden.

5. Wissen optimieren

Durch Vergleiche wird das „beste Vorgehen“ deutlich. Unter dem Begriff Benchmarking werden Vergleiche mit anderen Organisationen durch überwiegend quantitative Größen gefasst, während mit dem Begriff „Best-Practice-Wissen“ insbesondere qualitative Vergleiche dazu führen sollen, dass von den besten Lösungen gelernt wird.

6. Wissen dann zur Verfügung stellen, wenn es benötigt wird

Das für Entscheidungsfindungen notwendige und hilfreiche Wissen, muss in der erforderlichen Quantität und Qualität zur richtigen Zeit am Ort der Handlung zur Verfügung stehen. Wissensmanagement will Bedingungen herstellen, unter denen Wissen immer dann verfügbar ist, wenn es benötigt wird. Wissensmanagement erleichtert es z.B. auch neuen Mitarbeitern/innen, sich in die Thematik einzuarbeiten und zu integrieren.

7. Wissen bewahren

Wenn Mitarbeiter/innen die Organisation/Verwaltung verlassen, kann ihr subjektives Wissen durch Wissensmanagement für die Verwaltung „gerettet“ werden. Individuelles Wissen ist nur wertvoll, wenn es über den Transfer zu kollektiven Wissen bzw. Organisationswissen gemacht wird.

Zu "sichern" sind insbesondere vier Wissenskategorien einer Tätigkeit: Der Rhythmus der Aufgabe (Was ist wann zu erledigen), die Wissensquellen (wesentliche Dokumente, Aktenpläne, Checklisten etc.), die Wissensträger (eine Liste von Personen, die "man kennen muss") und wichtige Ereignisse (Geschichten aus dem "Nähkästchen").

Einführung eines Wissensmanagements

Die ersten Schritte zur gezielten Einführung eines Wissensmanagements sind im Leitfaden des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie aufgeführt:

 

Das Ministerium hat die Initiative "FIT für den Wissenswettbewerb" gestartet und ein Internetportal zum Wisensmanagement eröffnet:

Link zum Internetportal >>> www.wissensmanagement.net